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物业前期管理

[08-01]   来源:http://www.68lou.com  接管入住   阅读:649

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正文:

一、业主入伙与收楼
1、入伙仪式
2、业主入伙与收楼
二、装修管理
1、装修管理
2、装修申请及审批
3、装修手续办理
4、 装修监控
三、入伙装修期的档案建立
1、业主入伙档案
2、业主装修档案

业主入伙与收楼

第一节  入伙仪式
根据开发商的意愿是否举办,因为现在大多数楼盘入伙时只做欢快喜庆的现场布置,顺利、平静地办理入住手续而不再举行入伙仪式。
一、入伙仪式的策划
1.制定入伙仪式方案,主要包括以下类项:
(1)入伙仪式目的;
(2)参加入伙仪式人员;
(3)入伙仪式开展的形式;
(4)入伙仪式所需物资及成本概算;
(5)具体仪式安排步骤及管理办法。
2.审核、确定入伙仪式方案
入伙仪式方案的可行性及具体实施细节尚未与开发商进行协商并确定最终的入伙仪式方案,近期将与开发商进行沟通。如开发商进行仪式,则准备工作如下。
二、入伙仪式策划如下:
1.物资采购,包括:
(1)烘托入伙仪式气氛的装饰物资;
(2)入伙仪式过程的接待物资;
(3)司仪、礼仪小姐及表演队伍的邀请;
(4)现场安全防护设施;
(5)纪念品、奖品、宣传品。
2.节目排练
编制节目单并按入伙仪式方案确定的节目内容进行现场排练。
3.场地布置
(1)接待物品的摆设;
(2)现场的装饰、布置;
(3)现场标志、指示牌的设置;
(4)现场功能区域及通道的划分;
(5)现场相关岗位(如保安、接待、保洁等)的设置;
(6)宣传展示牌(品)的摆设。
三、入伙仪式的组织
1.现场服务
(1)做好来宾接待、服务;
(2)做好现场清洁、保洁;
(3)客服咨询服务;
(4)来宾、业主停车服务管理。
2.仪式主持
由司仪按节目单安排顺序进行。
3.现场秩序维持
(1)搞好现场人车分流、引导、控制;
(2)按功能区域和现场情况进行专用路线划分(如贵宾、演员、工作人员通道);
(3)准备现场治安及突发事件的处理预案;
(4)摆放和利用现场技防设备、设施(如灭火器、监控器、背景广播等)。
4.仪式后现场清理
(1)对现场物资进行整理、清点、核对、入库;
(2)对现场闲杂人清场;
(3)及时做好现场清扫、保洁。

第二节  业主入伙与收楼
一、入伙现场布置
1.入伙办理大厅布置
(1)入伙办理分为接待引导资格审核组、签约组、收费组、验房交付钥匙组、资料收集与钥匙保管组、客户问题处理与协调组,其中资格审核组、签约组、收费组、验房交付钥匙组在入伙大厅按此顺序摆放接待台和标识牌流水服务业主入伙;
(2)放置各类入伙物资(如资料、保险柜、钥匙牌、饮水机等);
(3)安排入伙办理现场保洁;
(4)其他现场装饰的布置。
2.安全保护措施
(1)设置安保设施(如:贵宾栏、警戒带、路锥筒、应急灯);
(2)划分现场功能区域(如:接待区、手续办理区、休息区等);
(3)充分利用现场技防设备设施协助进行安全防范。
3.现场标识、引导牌设置
    各功能区域、道路、配套设施等设置有效的引导标识,做到按图索骥。
4.入住宣传、展示布置
(1)入住办理工作流程图;
(2)公布收费标准、依据;
(3)公司及楼盘情况介绍;
(4)图片宣传;
(5)管理标准及承诺;
(6)在楼盘入口等合适位置悬挂入伙祝贺语、横幅;
(7)竣工验收证明(复印件、备查)。
二、入伙流程的提前演练
在入伙前一至二天,再一次按照入伙收楼流程进行现场演练一遍,发现问题及时纠正。
三、入伙手续的办理
1.业主接待(入伙接待组)
(1)负责入伙业主接待、引导;
(2)休息区茶水招待。
2.业主资料收集(资格审查组)
(1)业主收楼资格审查,并收取《入伙通知书》原件、《房屋买卖合同》复印件或《房产权证》复印件、业主身份证复印件和《业主情况登记表》(贴上照片)。
(2)属公司购买的还应核查营业执照副本原件,收取营业执照复印件、法人授权委托书及法人代表和办理人的身份证复印件;
(3)业主不能亲自前来,委托他人办理时还应收取:
1)业主的授权委托书;
2)验业主的身份证原件收复印件或验护照原件收复印件(若业主为境外人士);
3)验代理人身份证原件收复印件或验护照原件收复印件(若代理人为境外人士)。
(4)发放入伙资料袋(内含各类入伙资料)。
3.文件签署(签约组)
(1)指导业主签约:《业主(临时)公约》、《前期物业管理服务协议》、《区域防火责任书》、《居民精神文明公约》、《委托银行代扣款协议书》。

4.费用收取(收费组)
(1)预收一年的管理费;
(2)其它代收代缴费用。
5.交验房屋(验房交付钥匙组)
(1)验房:
  1)户内水、电、气及配套设施的使用是否正常;
2)户内智能化、通讯设施的使用是否正常;
3)户内各类产品的安装是否规范、安全;
4)户内建筑工程是否有遗留问题或项目。
(2)抄取水电表读数。
(3)签署《收楼书》发放钥匙:
1)《收楼书》由业主签署、确认;
2)不存在须整改项目的,由业主签署《收楼书》书面确认后发放;
3)存在须整改项目的,由业主签署《收楼书》书面同意确认后,可暂时留存,整改完成后予以归还。
6.资料收集与钥匙保管(资料收集与钥匙保管组)
1)每天入伙结束后应对各入伙大厅各组的入伙资料进行归集;
2)每天入伙结束后应对钥匙进行清理核对。
7.业主疑难解答(领导协调组)
1)业主所提问题类型主要有法规类、费用标准类、管理服务类、开发规划配套类;
2)一般问题由各组工作人员现场及时解答,疑难问题由管理处经理、客户主管针对以上问题进行研究,做好充分准备应对业主疑难问题进行解答,并对入伙相关问题进行协调处理。
四、遗留问题的处理和跟踪(客户问题处理与协调组)
1.验楼时问题的记录
为保证遗留问题得到及时、快速的整改,验房记录人员应尽量将户内各项问题记录准确、清楚,主要有以下几点:
1)问题类型;
2)问题存在的位置;
3)存在问题的数量。
2.一般问题现场进行处理
一般问题由验房人员现场进行处理,能现场处理的一般问题类型有:
1)简单的产品安装问题;
2)户内卫生、清洁问题;
3)普通产品耗材的更换。
3.严重房屋质量问题的处理方式
由客户问题处理与协调组及时反馈给开发商处理并负责跟踪、落实、协调。
4.处理后的再验收、记录
1)由客户问题处理与协调组通知业主本人到场进行复验,并与验房记录进行对比、核对;
2)业主签字确认整改完成;
3)业主对整改结果提出异议的,重新填写遗留问题《整改项目报告》,由业主签名确认后反馈开发商京工地产处理并进行跟踪协调整改工作的进行。


装修管理

第一节  装修管理
一、制定装修程序流程图
根据《装修指南》及项目现场情况制定流程图,基本过程包括:申请→审批→收费→检查→验收→退费。
二、制定装修管理办法
装修过程的控制办法(如装修巡查、违规装修处理、验收标准及办法、装修施工队伍管理等)。
三、制定装修期设备设施安装方案
根据项目现场实际有针对性地规范相关设备设施的安装方案(如:防盗门窗安装样式、公共区域各种商业设施安装方案、空调室外机及管线安装方案)。
四、制定装修期的相关配合措施
1.装修垃圾的清运;
2.停车场管理;
3.地下室空间的利用;
4.装修材料的卸货区域指定;

第二节  装修申请及审批
一、装修申请
1.提交书面的装修申请
(1)填写《装修申请/验收表》;
(2)须政府消防、环保部门审批的施工项目还应提交政府部门的审批文件。
2.提交装修设计图纸
(1)平面设计图;
(2)单元平面图;
(3)装修用料,如天花、隔墙、地面用料;
(4)空调安装图;
(5)电器照明设计及用电量图;
(6)给排水设计图;
(7)燃气管线图。
3.提交装修施工单位的营业执照、资质证书。
(1)加盖公章的《营业执照》复印件;
(2)加盖公章的《施工企业资质证书》复印件。
二、装修审批
1.工程部门审批
(1)审批装修方案图纸及技术资料;
(2)检验政府部门批文等批准文件,收存副本。
2.管理处负责人审批
管理处负责人负责对装修审批内容的审核,审批完结应及时将审批意见(《装修审批通知书》)通知业主。

第三节  装修手续办理
一、办理装修手续
1.签定《装修管理协议》;
2.发放《装修施工许可证》;
3.凭身份证办理施工人员登记;
4.发放施工人员《出入证》。
二、按当地法规规定收取有关装修费用
(1)装修押金;
(2)装修垃圾清运费(非常设项);
(3)施工人员《出入证》工本费及其押金;
(4)其他应收款。

第四节  装修监控
一、工程质量监控
1.检查是否按已审批的装修方案进行施工;
2.有无按协议内容施工;
3.施工是否符合施工规范;
4.填写《装修巡视检查记录表》。
二、施工秩序监控
1.装修垃圾的清运管理;
2.装修施工时间及施工噪音管理;
3.有无超范围施工监控;
4.是否有损害公共利益监控;
5.电焊等动火作业须到管理处办理《动火许可证》;
6.填写《装修巡视检查记录表》。
三、装修完工验收
1.房屋结构验收
应检查装修工程施工对主体结构的影响,并符合装修协议内容。
2.水、电设施验收
(1)产品安装是否安全、规范;
(2)有无擅自改动系统(如电力、消防等)。
3. 燃气管道验收
(1)有无擅自改动系统(含走向、位置、隐蔽程度等);
(2)是否已经燃气主管单位验收合格。
4.智能化、通信系统验收
(1)产品安装是否安全、规范;
(2)有无擅自改动系统
5.房屋建筑外观验收
按《装修施工协议》内容进行验收,重点在防盗网安装是否规范,外门窗是否改动。
四、违章处理结果跟踪
对装修施工过程中和完工验收中出现的违章开出《装修验收整改通知书》并跟踪处理,确认整改完备后填写装修竣工验收单(《装修申请/验收表》)。
五、装修押金退返
    如验收合格凭装修竣工验收单(《装修申请/验收表》)在规定日期内予以退还。


第四章  入伙装修期的档案建立

第一节  业主入伙档案
  一、业主入伙资料,主要包括:
1.《入伙通知书》;
2.房产证或购房合同复印件;
3.业主身份证复印件和代办人份证复印件及授权委托书;
4.营业执照复印件、法人授权委托书及法人代表和办理人的身份证复印件(业主属法人单位);
6.《业主(临时)公约》;
7.《收楼书》存根;
8.《整改项目报告》。
二、业主家庭情况资料,主要包括:
1.业主档案(身份证明文件复印件及《业主/住户情况登记表》);
2.随住人员档案(身份证明文件复印件及《业主/住户情况登记表》);
3.暂住人员档案(身份证明文件复印件及《业主/住户情况登记表》);
4.业户车辆情况资料(《车辆情况登记表》);
5.办理停车手续资料(《车位有偿使用协议书》)。

第二节  业主装修档案
一、装修申请审批资料,主要包括:
1.《装修申请/验收表》;
2.《装修审批通知书》;
3.装修图纸及审批资料;
4.装修施工单位营业执照及资质证书复印件;
二、装修管理档案,主要包括:
1.《装修管理协议》;
2.装修施工人员档案(《施工出入证办证登记表》);
3.装修巡查记录(《装修巡视检查记录表》);
4.《违反装修规定整改通知书》及《装修验收整改通知书》;
5.装修竣工验收单(《装修申请/验收表》)。
以上业主入伙档案及业主装修档案合并为业主档案,按档案管理规程由兼职档案员进行管理。


附件一:以下为入伙装修期间所使用的文件及表格
1.        入伙通知书
2.        收楼须知
3.        入伙预交费用一览表 
(1)        业主/住户情况登记表(个人) 
(2)        业主/住户情况登记表(单位)
4.        收楼手续流程条
5.        收楼证明书
6.        业主公约
7.        委托银行代收费协议书
8.        业户手册
9.        装修指南
10.        住宅质量保证书
11.        住宅使用说明书
12.        收楼书
13.        整改项目报告
14.        其它入伙代办手续签约表格
15.        装修申请/验收表
16.        装修审批通知书
17.        房屋装修管理规定
18.        装修管理协议
19.        施工出入证办证登记表
20.        单元施工许可证
21.        出入证
22.        动火许可证
23.        违反装修规定整改通知书
24.        装修验收整改通知书
25.        装修巡视检查记录表


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